ניהול מסמכים דיגיטלי והשפעתו בעסקים 

"משרד ללא נייר" הופך להיות מושג נפוץ יותר ויותר והוא משפיע לטובה על האדמיניסטרציה של ארגונים רבים. בשנים האחרונות בתחום הבריאות, לדוגמה, נעשו שינויים טכנולוגיים רבים וניתן לראות כיום בכל ביקור אצל רופא כיצד הוא מקליד את חוות הדעת והוראות הטיפול בתיק הדיגיטלי של הפציינט. במידה והפציינט מביא איתו מסמכים, הרופא סורק אותם ישירות לתיק הרפואי ומגדיל בכך את בסיס המידע על הפציינט. זה לא קורה בכל מרפאה ואצל כל רופא, אבל כמעט שאין כיום מרפאה או קליניקה ללא סורק מסמכים. שילוב המסמכים הסרוקים של הפציינט לתוך התיק הדיגיטלי מאפשרים לרופא גישה מהירה וזמינה למידע הרפואי של המטופל, כולל יכולת הדפסה, שליחה, שיתוף ועוד. 

ניהול מסמכים דיגיטלי והשפעתו בעסקים 

"משרד ללא נייר" נפוץ גם בתחומים נוספים. המערכות הדיגיטליות העושות שימוש בתוכנה לניהול מסמכים מאפשרות לבצע פעולות רבות על קבצים דיגיטליים, כולל כתיבה, עריכה, חיפוש ועוד. שימוש בתוכנות כגון אקרובט של אדובי ואופיס של מיקרוסופט מאפשרות למשתמשי הקצה לערוך את המסמכים ולהוסיף הערות, כולל פעולות של עובדים הנמצאים במקומות מרוחקים ואינם עובדים ממשרדי הארגון.

עסקים וארגונים העובדים עם תוכנת ניהול מסמכים ומבצעים סריקת מסמכים על בסיס קבוע, מתנהלים ביעילות גבוהה יותר מארגונים שאינם עובדים כך. היכולת לשלב דואר אלקטרוני, חשבוניות, הזמנות, תעודות משלוח חתומות ומסמכים נוספים לתוך מערכת ניהול מסמכים, מאפשרת לארגון לחסוך בכוח אדם. במקום להעסיק שניים או שלושה אנשים במחלקת הנהלת החשבונות של ארגון קטן, ניתן להעסיק עובד אחד בלבד ובכך לחסוך לארגון זמן וכסף ולאפשר לו להפיק את המרב מהמשאבים היקרים שלו. 

עבודה במתכונת "משרד ללא נייר"  יכולה להיות דרך מצוינת לשיפור את יעילות הארגון ולחסוך בהוצאות. בד בבד היא משחררת את הצוות להיות פרודוקטיבי יותר ולהשקיע זמן באפיקים אחרים. 

סריקת מסמכים 

עבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מאפשרת חסכון כספי ושמירה על סביבה ירוקה יותר. סריקת מסמכים (על ידי עובדי החברה או באמצעות רכישת שירותים מחברה לסריקת מסמכים) ושילובם בתוכנה לניהול מסמכים, מאפשרת לארגון חסכון בשטחי אחסון פיזיים המשמשים לארכוב הקלסרים. כמו כן הסריקה מייצרת קבצים סרוקים הזהים למסמכי המקור כך שניתן לשמור את המידע באופן דיגיטלי (כולל שמירה בענן) ולתת גישה לצוות העובדים, לספקים וללקוחות (בהתאם להרשאות שיינתנו מראש). 

תוצאה ישירה מהסריקה תהיה צמצום העלויות שארגון מוציא על נייר ודיו להדפסת מסמכים, צמצום ההוצאה הגבוהה על שכירת משרדים לאחסון הקלסרים, צמצום ההוצאה על רכישת מדפים, ארונות, קלסרים וצמצום שכר הניתן לעובדים המשקיעים שעות רבות בחיפוש אחר מסמכים בקלסרים. 

לסיכום ניתן לומר שעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מצריכה השקעה כספית ושינוי תודעתי של ההנהלה והעובדים, אך היא לוקחת את הארגון צעד אחד קדימה לפני המתחרים שלו.